Rapport : Quel est le niveau de productivité du secteur financier avec Microsoft Office?

Microsoft Office largement utilisé dans tous les secteurs du secteur bancaire et financier (banques d'investissement, mais aussi Asset Management, Private Equity, services de transaction, etc.)

Pour mieux comprendre comment ils utilisent laOffice Microsoft Office , on a mené une étude en partenariat avec la CSA et interrogé 178 professionnels des secteurs bancaire, financier et des assurances.

Sans surprise, 100 % des personnes interrogées ont déclaré utiliser Word, Excel PowerPoint quotidien. Cependant, la majeure partie du temps passé sur ces programmes est consacrée à des tâches à faible valeur ajoutée; selon l'étude, près de 86 % des personnes interrogées estiment ne pas avoir assez de temps à consacrer à leurs activités principales.

Dans cet article, on va voir comment Microsoft Office est utilisé dans le secteur financier et proposerons quelques pistes pour que les entreprises de ce secteur optimisent leur temps.

Ce sont les tâches manuelles qui prennent le plus de temps

Les professionnels de la finance et du secteur bancaire passent beaucoup de temps sur la Office : 30 % des personnes interrogées ont déclaré passer plus de 4 heures par jour sur Excel, 17 % plus de 4 heures sur Word 10 % autant de temps surPowerPoint. Les possibilités offertes par ces logiciels sont bien sûr infinies, allant du plus simple au plus complexe :

• Tableau de rapport
• Graphiques et modèles financiers
• Témoignages de clients
• Documents ou présentations complets
• Et bien d'autres encore

Qu'est-ce que tous ces différents types de documents ont en commun ?

Toutes ces tâches peuvent prendre beaucoup de temps, mais voici celles qui te prennent le plus de temps quand tu travailles sur ces documents :

La mise en forme figure parmi les tâches les plus fréquemment effectuées dans Excel. Une personne interrogée sur quatre la considère comme la tâche la plus chronophage. Cela n'a rien d'étonnant quand on sait que le respect de la charte graphique est une condition sine qua non dans les documents plus de 78 % des personnes interrogées.

La deuxième et la troisième place sont ex æquo entrela relecture de documents et l'ajout de commentaires; le secteur financier étant de plus en plus réglementé, la conformitéfait désormais partie intégrante de la gestion documentaire. Plus de 80 % des professionnels interrogés relisent des documents tous les jours pour éliminer les erreurs potentielles.

Comment les professionnels de la finance utilisent Excel

Il va sans dire que les tableurs sont indispensables pour les professionnels de la finance ; en voici quelques chiffres clés :

• Découvre le document infographique complet sur la productivité dans le secteur financier

Pour répondre à ce besoin de mise en forme constante dans Excel, on a développé le Smart Format qui te permet d'appliquer ta charte graphique aux visuels que tu crées dans Excel quelques clics seulement. L'année dernière, cet outil a permis à lui seul aux UpSlide travaillant dans la finance de gagner plus de 36 000 heures.

Comment les professionnels de la finance utilisent PowerPoint

De nombreux documents, comme les présentations commerciales ou les rapports, sont créés avec PowerPoint, ce qui constitue l'une des principales sources d'inefficacité pour les professionnels de la finance :

• Découvre le document infographique complet sur la productivité dans le secteur financier

Les professionnels du secteur bancaire et financier sont de grands utilisateurs de laOffice Microsoft Office . Cependant, leur utilisation des PowerPoint Excel, Word PowerPoint les oblige à répéter sans cesse des tâches fastidieuses et peu rentables. Résultat : selon notre étude, deux professionnels sur trois ont l'impression de ne pas avoir assez de temps pour accomplir les tâches qui leur sont confiées.

Comment optimiser le temps de tes équipes

D'après notre étude, près de 70 % des personnes travaillant dans le secteur bancaire et financier s'estiment surqualifiées pour les tâches répétitives et chronophages qu'elles accomplissent chaque jour. La valeur ajoutée et l'expertise de chacun sont souvent sous-exploitées lorsqu'ils se concentrent sur des tâches qui pourraient être automatisées.

Pour offrir à tes équipes plus de temps et de flexibilité, réduis le temps consacré aux tâches à faible valeur ajoutée. Voici quelques idées :

1. Optimise les tâches existantes, comme la relecture des fichiers. 81 % des professionnels de la finance relisent des documents tous les jours pour éviter d'éventuelles erreurs ! Pourquoi ne pas créer une bibliothèque de PowerPoint ou Word approuvés par la direction et validés par le service de conformité ? Désigne un responsable de cette bibliothèque qui pourra superviser les nouveaux documents et les mises à jour soumis par le personnel et les services. Ce type de projet peut aussi être l'occasion d'harmoniser les méthodes de travail entre les équipes et, par conséquent, de revoir les outils de collaboration pour gagner en productivité.
2. Automatiser les tâches répétitives et récurrentes dès que possible. Le copier-coller Excel PowerPoint Word la troisième tâche la plus fréquemment effectuée selon les participants interrogés. Si tu as déjà exploré toutes les possibilités offertes par VBA, il existe d'autres solutions. Que dirais-tu de créer un inventaire des rapports récurrents les plus chronophages et collaborer avec d'autres services pour trouver des solutions communes ? Ou organiser un Hackathon à centraliser informations et automatiser rapport génération? Identifie les cas d'utilisation les plus fréquents et lance un appel d'offres pour sélectionner l'outil le mieux adapté. Parfois, la réponse est juste sous nos yeux : peut-être qu'un de tes collègues est un véritable as Excel!

   En 2019, UpSlidePowerPoint Excel PowerPoint d’UpSlide a permis à nos utilisateurs de gagner près d'une minute pour chaque deux minutes passées à exporter leurs tableaux et graphiques vers PowerPoint Word!

   ▶ Essaie le PowerPoint Excel PowerPoint

3. Élimine certaines tâches comme la mise en forme des rapports qui, selon 38 % des personnes interrogées, ne respectent pas la charte graphique de leur entreprise. Créer des graphiques aux couleurs de l'entreprise peut prendre beaucoup de temps ; 59 % des personnes interrogées le font au moins une fois par jour. De plus, le temps passé à la mise en forme n’est pas forcément utile, puisque 69 % des personnes interrogées ont déclaré que la mise en forme de leurs rapports n’était pas toujours à la hauteur. C’est un problème difficile à éliminer totalement. Excel propose des options de mise en forme Excel , mais une solution serait d’en choisir une et de ne modifier que la couleur et la police des graphiques pour qu’ils soient conformes à l’image de ton entreprise.  

En optimisant, en automatisant et en éliminant les tâches à faible valeur ajoutée, tes équipes auront plus de temps pour se concentrer sur leur cœur de métier, comme l'analyse. En se concentrant surle « temps »plutôt que surla « charge de travail », Office peuvent décupler leur productivité, tout en tirant le meilleur parti de leur temps de travail, qu'ils consacrent ainsi à des tâches plus stimulantes.  De plus, ces tâches à faible valeur ajoutée sont une source de stress; selon notre étude, 70 % des professionnels de la finance se sentent stressés au quotidien. Éliminer ces actions répétitives et chronophages permettra aux employés de se sentir plus épanouis au travail et leur apportera une tranquillité d’esprit.

Comment devenir (encore plus) productif

UpSlide un logiciel qui te permet d'optimiser, d'automatiser et d'éliminer les tâches à faible valeur ajoutée afin de faciliter la vie de tes employés qui utilisent Excel, Word PowerPoint.

De nombreuses entreprises l'utilisent déjà, comme Mazars, qui a décidé d'optimiser l'utilisation de saOffice Microsoft Office pour permettre à ses employés de travailler plus efficacement.

• Si tu veux en savoir plus sur UpSlide: contacte-nous !

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