Tes équipes sont-elles confrontées à des problèmes d'inefficacité ou à des goulots d'étranglement importants dans leurs processus de création de contenu ?
Lis ce guide complet pour découvrir comment éliminer ces obstacles à la productivité grâce à l'automatisation des documents, les avantages révolutionnaires que ton entreprise pourrait en tirer, ainsi que la manière de choisir le logiciel qui te convient.
Automatisation des documents : tout ce qu'il faut savoir
C'est quoi, l'automatisation des documents ?
L'automatisation des documents désigne le fait pour les entreprises d'utiliser la technologie pour optimiser leur processus de création de documents . Le logiciel élimine les tâches répétitives tout au long du cycle de vie des documents, rendant ainsi la création, la relecture et la diffusion de contenu plus efficaces et performantes.
Qu'entend-on par « tâches routinières » ? D'après un sondage réalisé auprès de jeunes banquiers, les trois tâches administratives les plus chronophages sont la saisie et la gestion des données, la modélisation financière, ainsi que la planification et le soutien administratif.
Un outil d'automatisation des documents permet de :
- Intègre des modèles conformes à l'identité visuelle de ton entreprise dans ton logiciel de création de documents (par exemple, Microsoft ).
- Actualise des milliers de données un seul clic.
- Signale et corrige automatiquement toutes les erreurs présentes dans un document ou un modèle financier.
C'est quoi, l'automatisation des documents financiers ?
L'automatisation des documents financiers désigne les logiciels conçus pour simplifier dans le secteur des services financiers, notamment pour ceux qui traitent des documents spécifiques à ce domaine, comme les dossiers de présentation et les comptes de résultats.
Automatisation vs IA
Depuis qu'OpenAI a lancé son célèbre ChatGPT fin 2022, beaucoup cherchent des moyens d'exploiter l'IA générative pour améliorer l'efficacité de leurs processus de travail. Et même si l'automatisation et l'IA peuvent être utilisées en parallèle, ces deux technologies innovantes présentent des différences notables.
C'est quoi, l'IA générative ?
L'IA générative est entraînée à partir d'énormes quantités de données et est capable d'interpréter ces informations pour prendre des décisions logiques et produire des résultats. Le comportement de l'IA évoluera en fonction des nouvelles données utilisées pour son apprentissage.
C'est quoi, l'automatisation ?
Contrairement à l'IA générative, l'automatisation repose sur des règles et suit des instructions prédéfinies. Elle nécessite une intervention humaine pour s'adapter à de nouvelles situations.
En savoir plus sur Microsoft Copilot et l'IA générative >
Comment fonctionne l'automatisation des documents ?
Il existe plusieurs solutions d'automatisation des documents sur le marché, et chacune a ses propres atouts. Même si les fonctionnalités et les offres peuvent varier légèrement, la plupart de ces outils visent à améliorer l'efficacité, à garantir la cohérence de l'image de marque et à assurer l'exactitude des données.
Voici comment utiliser l'automatisation des documents dans un flux de travail classique :
- Accède instantanément à des modèles personnalisés et validés par le service marketing depuis ta suite bureautique (comme Microsoft ). Ces modèles contiennent des textes standard et respectent la charte graphique (polices, images et icônes), afin de garantir qu'ils répondent aux meilleures pratiques.
- Trouve le contenu le plus pertinent et le plus récent dans PowerPoint, Excel Word, en exploitant les données stockées dans une base de données CRM centralisée. Fini les e-mails à tes collègues ou les recherches interminables dans l'Explorateur de fichiers pour trouver des documents.
- Fais confiance aux fonctions de mise en forme automatique pour simplifier création de documents, par exemple pour aligner des logos ou redimensionner des éléments de diapositive.
- Assure-toi que les données sont exactes en relier tes rapports ou tes présentations à un ensemble de données dans Power BI Excel et mettre à jour les chiffres en quelques secondes quand c'est nécessaire. Découvre-en plus sur Excel pour pitchbook UpSlide
Les avantages de l'automatisation des documents
À court terme, l'automatisation permettra de créer des documents plus efficacement et d'obtenir des résultats de meilleure qualité. Cependant, à long terme, investir dans l'automatisation des documents permettra à ton entreprise de :
#1 Gagner plus de contrats
En rédigeant et en diffusant des propositions et des présentations plus percutantes, tu pourras gagner de nouveaux clients et améliorer tes résultats financiers.
#2 Offre une valeur ajoutée à tes clients
En éliminant les tâches manuelles chronophages liées à la création de documents, tes équipes auront plus de temps pour apporter une valeur ajoutée ailleurs, par exemple en entretenant les relations avec les clients ou en améliorant l'analyse des données.
#3 Améliorer la satisfaction des employés
Permettre aux équipes de se concentrer sur des projets plus axés sur les objectifs contribuera à améliorer le taux global de fidélisation des employés.
Grâce à UpSlide Colliers UpSlide produire des rapports d'évaluation de qualité dans les délais, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur notre activité et les besoins de nos clients. On peut désormais produire encore plus de rapports, ce qui contribue au final à augmenter notre chiffre d'affaires.
Comment choisir le meilleur logiciel d'automatisation de documents
En matière d'automatisation des documents, il n'existe pas d'outil universel.
Chaque entreprise a sa propre dynamique d'équipe, ses propres cas d'utilisation et ses propres défis ; c'est pourquoi tu dois aborder le choix de la solution au cas par cas.
De plus, certains outils d'automatisation des documents proposent des fonctionnalités spécialisées pour certains secteurs d'activité, comme UpSlide se concentre sur les services financiers et professionnels, ou Juro, qui se concentre sur le secteur juridique.
Avant de te lancer dans l'achat d'un logiciel, on te conseille de mener une analyse interne pour définir tes critères de sélection et tes attentes.
Voici les éléments à prendre en compte lorsque tu choisis un outil d'automatisation des documents :
Type de documents produits
Pose-toi les questions suivantes :
- Quels sont les documents sur lesquels tes équipes travaillent le plus souvent ?
- Est-ce pour des rapports mensuels réguliers ou pour du matériel de démonstration commerciale ?
- Quels logiciels utilisent-ils pour créer ces documents, par exemple Google Sheets ou Microsoft Word?
En sachant dans quel programme tes équipes passent le plus de temps, tu pourras mieux déterminer le type de logiciel dont tu as besoin.
Principaux cas d'utilisation
Il est importantd'analyser endétailles processus de travail de tes équipespour comprendre quels outils pourraient leur convenir. Par exemple, en te posant les questions suivantes :
- Quels problèmes ce nouvel outil doit-il résoudre ?
- Quelles tâches chronophages peut-on automatiser ?
- Ont-ils besoin d'aide pour créer des diapositives de qualité ?
- Est-ce qu'un logiciel capable d'automatiser la mise à jour des données leur serait utile ?
En comprenant d'abord leurs besoins, tu pourras prendre de meilleures décisions lors de l'achat de logiciels.
Budget
Quelle est ta priorité absolue quand tu choisis une solution d'automatisation des documents : des coûts initiaux moins élevés ou un retour sur investissement à long terme ?
Certaines solutions sont plus haut de gamme que d'autres, mais elles offrent généralement des fonctionnalités avancées et une assistance pour favoriser leur adoption.
On te conseille de faire une analyse des coûts pour différentes solutions afin de déterminer celle qui correspond le mieux à ton budget et à tes besoins.
L'aide dont tu auras besoin
La mise en place d'un logiciel à l'échelle de toute ton entreprise peut s'avérer complexe, surtout si tu as des milliers de modèles, de diapositives et données intégrer dans le logiciel.
Demande-toi si ton entreprise aura besoin d'aide pourla gestion du changement, l'intégration et l'adoption.
Intégrations
Dressez la liste des autres applications et outils tiers qui composent votre infrastructure technologique actuelle et déterminez s'ils peuvent s'intégrer à l'outil d'automatisation des documents.
De plus, si tes équipes utilisent Microsoft , vérifie si le fournisseur est certifié « Microsoft Partner », car cette certification offre une garantie supplémentaire que l'infrastructure du fournisseur restera compatible avec les dernières versions de Microsoft.
Une fois cette analyse interne effectuée, tu pourras comparer tes critères de sélection avec les fonctionnalités de l'outil afin de déterminer quel logiciel d'automatisation de documents sera le plus adapté à ton équipe.
Conseils d'experts pour créer des documents plus rapidement grâce à un logiciel d'automatisation
Voici nos meilleurs conseils pour utiliser des outils d'automatisation afin de permettre à tes équipes de créer des documents plus rapidement :
Harmonise et diffuse efficacement les modèles de ton entreprise
Crée des modèles standardisés et de haute qualité à l'échelle de l'entreprise, facilement accessibles à tous les employés. Utilise un logiciel de gestion des modèles qui s'intègre aux applications les plus utilisées par tes équipes, comme PowerPoint Excel, pour ne pas perturber leurs flux de travail.
Astuce du jour
Recueille les commentaires de tes équipes de terrain dès les premières étapes de la création des modèles, car cela garantira qu'ils répondent bien à leurs besoins et à leurs cas d'utilisation.
Conserve tous tes supports marketing dans un référentiel centralisé et évolutif
Optimise les flux de travail liés au contenu dans Microsoft en intégrant tous les supports marketing de l'entreprise, tels que les diapositives, présentations complètes, les visuels et tombstones un hub centralisé dans PowerPoint, Excel Word. Certainscontent enablement disponibles sur le marché te permettent de diffuser instantanément tout nouveau support ou mise à jour de contenu aux équipes, garantissant ainsi que tous les collaborateurs de l'entreprise utilisent le contenu le plus récent et conforme aux normes.
Réussir l'automatisation des documents : études de cas dans le secteur financier
De nombreuses entreprises innovantes du secteur financier ont recours à l'automatisation des processus documentaires pour atteindre leurs objectifs stratégiques. Voici quelques exemples d'entreprises qui utilisent l'automatisation des processus documentaires pour garantir documents de qualité, précis et centrés sur le client.
Comment BNP Paribas innove grâce à l'automatisation des documents
BNP Paribas, l'un des principaux acteurs mondiaux du secteur bancaire et des services financiers, automatise la création de documents afin de faire gagner du temps à ses équipes et d'améliorer la cohérence des documents destinés aux clients.
Après avoir intégré UpSlide, BNP Paribas a constaté une amélioration des performances de ses équipes, de la collaboration et de la productivité collective.
Aujourd'hui, on passe trop de temps sur des tâches à faible valeur ajoutée. Les banquiers de demain ont besoin d'outils ultra-performants comme UpSlide pour gagner en productivité. La clé du succès, c'est de savoir choisir les bons outils.
Comment Cushman & Wakefield rationalise ses opérations grâce à l'automatisation
Avec plus de 50 000 employés à travers le monde, commentCushman & Wakefieldoptimise-t-il ses flux de travail documentaires pour réussir ?
Ils ont trouvé un outil qui leur a permis de gagner du temps pour créer documents à jour et conformes à l'identité visuelle de la marque.
Depuis qu'ils ont recours à la technologie pour améliorer leur efficacité globale, les membres de leur équipe chargée de l'évaluation immobilière commerciale gagnent plus de 33 heures par utilisateur et par mois.
Automatisation des documents : les points à retenir
Les entreprises comptent sur leurs employés pour produire efficacement des documents de grande qualité, comme des dossiers de présentation et des propositions, afin de renforcer leur compétitivité commerciale.
L'intégration d'une solution d'automatisation des processus documentaires permettra d'éliminer les tâches à faible valeur ajoutée et de libérer du temps pour que tes employés puissent se consacrer à des projets plus importants. La productivité et la satisfaction des employés monteront en flèche, ce qui garantira à ton entreprise une position solide pour sa croissance future.
Si tu souhaites en savoir plus sur la manière d'optimiser ton efficacité grâce à la technologie, ajoute notre Centre de connaissances à tes favoris ou suis-nous sur LinkedIn.
En bref
L'automatisation des documents désigne l'utilisation de la technologie pour optimiser les processus de création de documents. L'intégration d'un logiciel d'automatisation des documents dans les flux de travail est particulièrement utile pour les entreprises du secteur des services financiers, car elle permet d'intégrer des modèles, d'actualiser données et de détecter les erreurs.
Pour choisir le bon outil d'automatisation des documents, tu dois notamment tenir compte du type de documents sur lesquels tu vas travailler, des principaux cas d'utilisation et de ton budget global.
Des entreprises de premier plan dans le secteur financier, comme BNP Paribas, ont recours quotidiennement à l'automatisation des processus documentaires pour améliorer les performances et la productivité de leurs équipes.
