Dans le contexte concurrentiel du secteur des services financiers, la manière dont ton entreprise crée et diffuse ses documents a un impact considérable sur sa réussite globale.
Que ce soit via un dossier de présentation, des échanges par e-mail ou ton site web, la qualité de l'interaction avec tes clients et prospects dépend de la qualité de ta documentation. Un document de mauvaise qualité document nuire à la confiance que tes clients accordent à ton entreprise et avoir un impact sur la façon dont le marché te perçoit.
Et ce n’est pas tout : la « charge de travail numérique » devient un véritable casse-tête pour les entreprises. C’est particulièrement vrai dans le secteur financier, où pas moins de 30 % des banquiers d’affaires passent jusqu’à 40 heures sur Microsoft à rédiger des documents – un temps qui pourrait être consacré à des tâches plus stratégiques.
Alors, comment faire pour accélérer la création de documents financiers tout en garantissant un résultat de grande qualité ?
Continue à lire pour découvrir nos conseils d'experts pour créer des documents plus rapidement dans Microsoft .
Comment accélérer la création de documents financiers
Commence par les modèles standardisés Office
La première étape pour créer des documents plus rapidement consiste à élaborer et à diffuser des modèles de haute qualité. Ces modèles constituent la base de la création de documents ; ils permettent aux équipes de préserver plus facilement la cohérence de l'image de marque et de gagner un temps précieux.
Amélie et Marianne, les expertes en designUpSlide , aident depuis des années les clients du secteur des services financiers à créer des modèles d'entreprise efficaces et ont partagé quelques conseils précieux à prendre en compte lors de la création de modèles :
Conseil n° 1 : veille à la cohérence de tous les éléments du modèle
Aligne les titres, les sous-titres et les pieds de page d'une diapositive à l'autre, et utilise la même palette de couleurs tout au long de la présentation.
Conseil n° 2 : Limite la quantité de texte dans les documents que tu vas présenter à l'oral
Crée un autre modèle, plus détaillé, à envoyer pour faire le point par écrit.
Astuce n° 3 : Prévoyez de la place pour les logos
Assure-toi que ton logo et celui de ton client ressortent bien en utilisant un espace réservé avec un fond blanc.
Astuce n° 4 : crée des intercalaires pour les documents comportant plus de 15 diapositives
Ça permet à ton public de faire une pause et c'est aussi l'occasion de mettre en avant les valeurs de ta marque. Par exemple, on ajoute notre logo de certification B Corp sur notre modèle de séparateur.
Lis cet article pour découvrir d'autres astuces pour créer des modèles faciles à utiliser
Conseil n° 5 : Recueille les avis de tes équipes dès le début
Ça ne sert à rien de créer quelque chose qui est beau, mais qui ne répond pas aux besoins ou aux cas d'utilisation de tes employés, car ça finira inévitablement par rester inutilisé. On te conseille aussi d'organiser des sessions de formation une fois le modèle créé, pour t'assurer qu'ils savent comment s'en servir correctement.
Astuce n° 1
Une fois que tu as créé tes modèles de haute qualité, le mieux est d'utiliser une solution de gestion des modèles pour les diffuser efficacement auprès de ton personnel.
Conserve les supports marketing de ton magasin dans un référentiel centralisé
Une gestion et une diffusion inefficaces du contenu posent des difficultés à plusieurs équipes au sein de ton entreprise.
Quelles sont les répercussions sur tes équipes marketing ?
Ton équipe marketing n'a plus de visibilité sur les documents envoyés aux clients et ne peut donc pas garantir qu'ils sont à jour, de bonne qualité ou conformes à l'image de marque.
Quelles sont les répercussions sur tes équipes de terrain ?
Tes jeunes banquiers passent trop de temps à rechercher les informations et les documents nécessaires, surtout lorsqu'ils collaborent avec des collègues du monde entier, répartis dans différents fuseaux horaires et services.
Le résultat ? Des processus inefficaces, des employés frustrés et des risques accrus pour la marque et la réputation.
Utilise Content Enablement pour améliorer la création de documents
Optimise les flux de travail liés au contenu dans Microsoft en regroupant tous les supports marketing de l'entreprise dans une plateforme centralisée. Cela permettra à tes équipes commerciales et de conseil de trouver instantanément des supports de qualité, approuvés par le service marketing.
Il existe sur le marché toute une gamme content enablement qui permettent aux équipes d'accéder Word quelques secondes à tous les documents, modèles et ressources de l'entreprise depuis PowerPoint, Excel Word .
Depuis l'intégration UpSlide, laqualité des documents produitsdans toute l'entreprise s'est améliorée.
Ça a permis de renforcer la collaboration entre le service marketing et le reste de l'entreprise, car on a désormais le temps de donner des conseils plus pertinents pour améliorer la qualité du contenu, au lieu de se contenter de s'occuper de la mise en page.
Investis dans un logiciel de création de documents
Comme indiqué dans la section précédente, il existe sur le marché plusieurs outils de création de documents financiers conçus pour t'aider à créer des documents plus rapidement.
Même si les fonctionnalités et les offres peuvent varier légèrement, la plupart des logiciels visent à améliorer l'efficacité, à garantir la cohérence de l'image de marque et à assurer l'exactitude des données.
Voici une liste pratique des éléments à prendre en compte pour choisir l'outil de génération de documents le mieux adapté à ton entreprise, du budget global à l'assistance dont tu auras besoin.
En général, ces outils proposent des fonctionnalités de gestion des modèles et du contenu, ainsi quedes options de mise en forme PowerPoint, Excel Word , afin d'aider les équipes à créer plus rapidement des documents soignés et professionnels.
À court terme, investir dans l'automatisation permettra d'optimiser les processus de travail et d'obtenir des résultats de meilleure qualité. À long terme, investir dans la génération de documents aidera ton entreprise à rester compétitive, à remporter davantage de contrats et à améliorer la satisfaction de tes employés.
32 % des banques d'investissement privilégient des indicateurs de retour sur investissement clairs lorsqu'elles recherchent une solution d'automatisation documentaire ; veille donc à discuter avec les personnes qui utiliseront le logiciel au quotidien et à t'assurer qu'il répondra à leurs besoins.
UtiliseOffice Microsoft Office
Même avec l'aide d'un logiciel, il est essentiel de maîtriser les outils et les raccourcis intégrés à Microsoft pour accélérer la création de documents.
Voici quelques exemples pour t'aider à démarrer :
Excel
Découvre notre aide-mémoire Excel :
- Ctrl + touches fléchées = Parcourir rapidement les données.
- Ctrl + H + E + F = Effacer les formats des cellules
- Ctrl + Maj + « + » = Insérer de nouvelles cellules
- ↑ + < > = Select cell range
PowerPoint
Voici quelques-uns de nos PowerPoint préférés PowerPoint :
- Ctrl + M = Insérer une nouvelle diapositive
- Ctrl + ↑ + D = Dupliquer une diapositive
- Ctrl + G = Regrouper
- Alt + Maj + → = Rabaisser un point
Word
Voici quelques-uns de nos Word les plus utilisés Word :
- Ctrl + L ou R = Aligner le texte à gauche ou à droite
- Ctrl + < or > = Decrease or increase text size
- Ctrl + ↑ + < or > = Select text to the left or right
- Ctrl + Alt + H = Surligner du texte
Utilise ces raccourcis pour devenir un expert Excel, PowerPoint et Word, et exploiter tout le potentiel de Microsoft afin de créer des documents plus rapidement et plus efficacement.
Points à retenir
Tout au long de cet article, nous t'avons présenté de nombreuses façons dont les entreprises du secteur des services financiers peuvent simplifier la création simplifier : qu'il s'agisse de donner aux équipes les moyens d'agir grâce à des modèles standardisés et à une plateforme de contenu centralisée, ou d'investir dans des logiciels de pointe pour la génération de documents. Intègre ces pratiques à tes processus pour gagner un temps précieux et améliorer la qualité de tes documents.
Et si tu veux découvrir d'autres astuces pour gagner en efficacité avec Microsoft ou si tu cherches à renforcer l'identité de ta marque, ajoute notre Centre de connaissances à tes favoris pour accéder à une multitude de ressources.
