Comment gérer les signatures dans Outlook

Pour réussir, les entreprises doivent présenter leur identité de marque de manière efficace et cohérente sur plusieurs supports, notamment leur site web, leurs supports commerciaux et leurs e-mails.

Même si c'est le moyen de communication le plus utilisé (un employé envoie en moyenne environ 40 e-mails par jour), on oublie souvent qu'il est important de soigner l'identité de marque dans ses e-mails.

Une signature électronique est un élément essentiel de l'identité visuelle de ton entreprise ; elle reflète les valeurs de ta marque et, si elle est bien conçue, elle peut renforcer ta crédibilité auprès de tes prospects et de tes clients.

Mais quel est le moyen le plus simple et le plus efficace de gérer Outlook de manière centralisée ?

Consulte notre guide complet 2024 pour découvrir comment gérer les signatures dans Outlook.

Gérer Outlook : le guide 2024

Les avantages d'une bonne gestion des signatures électroniques dans Outlook

Comme mentionné plus haut, la gestion centralisée des signatures Outlook peut apporter de nombreux avantages à ton entreprise, notamment :

• Renforcer l'image de ta marque : des signatures d'e-mail bien conçues et professionnelles reflètent les valeurs de ton entreprise et renforcent la fiabilité de ta marque.
• Garantir la cohérence de la marque : une identité visuelle homogène dans Outlook de tous les employés renforce la reconnaissance de la marque et la diffusion de son message.
• Garantir l'exactitude des données : le fait de toujours présenter des informations à jour sur les employés contribue à renforcer la crédibilité et le professionnalisme.
• Garantir la conformité juridique : l'ajout des mentions légales ou des déclarations de confidentialité nécessaires permet de réduire les risques en garantissant la conformité juridique.
• Optimiser les opportunités marketing et commerciales : l'e-mail peut devenir un canal marketing très efficace si tu utilises des bannières de campagne à l'image de ta marque et des bannières de signature ciblées et personnalisées.

Les trois meilleures façons de gérer Outlook

Méthode n° 1 : Demande aux employés de le faire manuellement

Une solution peu coûteuse consiste à laisser chaque employé créer manuellement sa propre signature électronique. Si tu envisages d'adopter cette méthode, suis les étapes ci-dessous :

1. Crée un modèle de signature dans Word inclut ton logo correctement mis en forme, la police de caractères et toutes les mentions légales.
   
2. Envoie le modèle de signature par e-mail à chaque nouvel employé pour qu'il le copie-colle dans les paramètres de signature natifs Outlook.
3. Fais-leur confiance pour l'insérer correctement et le mettre à jour manuellement chaque fois qu'un détail change, qu'il s'agisse de l'adresse de ton bureau ou de ta charte graphique.
4. Encourage-les à ajouter des bannières publicitaires et à y insérer des liens hypertextes lorsque tu lances de nouvelles campagnes.

Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion Outlook :

Les points forts :

C'est une solution simple et gratuite accessible à tous Microsoft .

Inconvénients :

Si tu choisis cette option, ton entreprise s'exposera à des risques juridiques et liés à l'image de marque ; voici pourquoi :

• Si les employés ne mettent pas correctement à jour leur signature électronique en utilisant la bonne taille et la bonne couleur de police, le logo actuel, la mention légale et la bannière marketing, cela pourrait donner une mauvaise image de ton entreprise aux destinataires externes.
• Trouver du contenu pertinent pour leurs signatures d'e-mail prend du temps et représente une charge de travail supplémentaire pour les employés.
• C'est pas très efficace que la personne chargée de gérer les modèles de signature d'e-mail doive communiquer régulièrement ces changements dès qu'ils surviennent.

Méthode 2 : Créer une signature d'e-mail pour toute l'entreprise via le Centre d'administration Microsoft

Microsoft aux administrateurs d'entreprise (généralement les équipes informatiques) de créer une signature électronique valable pour toute l'entreprise, comprenant une clause de non-responsabilité et un logo.

REMARQUE : Microsoft ses signatures entreprise des « mentions légales », quel que soit leur contenu. Elles peuvent par exemple prendre la forme d'une signature ou inclure ton adresse, une mention légale ou toute autre information de ton choix.

Suis ces étapes :

1. Dans leCentre d'administrationMicrosoft , sélectionneExchange.
2. Sélectionne « Flux de messagerie ».
3. Clique sur « Ajouter + », puis sélectionne « Appliquer les clauses de non-responsabilité ».
4. Sur le Nouvelle règle page, entre un nom pour la règle (par exemple, le nom de ton entreprise) et sélectionne [Appliquer à tous les messages] dans le *Applique cette règle si… menu déroulant.
   
5. Dans le menu déroulant *Faire ce qui suit…, vérifie que l'option « Ajouter la clause de non-responsabilité » est sélectionnée. Sélectionne ensuite « Saisir le texte » et saisis le texte de ta signature électronique.
6. Améliore l'apparence de ta signature en mettant le texte en forme avec du code HTML.
7. Si tu veux ajouter une image à ta signature, comme le logo de ton entreprise, copie-colle l'URL publique de cette image dans la section « Mentions légales ».
   
8. Fais défiler jusqu'en bas de la nouvelle règle et clique sur « Enregistrer », puis sur « Oui » pour appliquer cette règle à tous les messages à venir.

REMARQUE : lorsque tu t'apprêtes à envoyer ton prochain e-mail, tu ne peux pas prévisualiser la signature dans Outlook. Cependant, tes destinataires la verront.

Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion Outlook :

Les points forts :

Si tu possèdes déjà une Microsoft (au prix de 6,60 £ par utilisateur et par mois, hors TVA, au minimum), il n'y a pas de frais supplémentaires.

Inconvénients :

• Seul Microsoft de l'entreprise (généralement un membre du service informatique) peut accéder Outlook et Outlook créer. C'est lui qui est seul chargé de les mettre à jour dans toute l'entreprise, ce qui mobilise un temps et des ressources précieux.
• Créer une signature électronique dans le Centre Microsoft n'est pas simple. Tu dois maîtriser le langage HTML pour mettre correctement en forme ta signature, sans pouvoir insérer rapidement ton logo ou une bannière marketing.
• De plus, cette option ne te permet pas de prévisualiser la Outlook avant ou après le déploiement, tu risques donc de diffuser une signature électronique mal mise en forme.

Méthode 3 : Choisis un gestionnaire Outlook externe pour optimiser la communication entre les employés

Investir dans un outil externe est une bonne option, car il se charge de tout à ta place. Grâce à Outlook Manager UpSlide , tu peux t'assurer que toute ton entreprise envoie chaque jour des e-mails percutants et conformes à l'image de marque. Voici comment ça marche si tu es administrateur :

1. Dans le UpSlide , clique sur « Signatures d'e-mail » dans le volet de gauche.
2. Clique sur « Ajouter une nouvelle campagne » ; tu seras alors redirigé vers notre éditeur de campagne très simple d'utilisation.
3. Crée des signatures d'e-mail impeccables en quelques minutes en insérant des champs de fusion, en glissant-déposant des logos ou des bannières marketing, et en modifiant les polices.
   
4. Attribue facilement la signature à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs en cliquant sur le menu déroulant situé à droite. Tu pourras ainsi diffuser des bannières marketing ou des mentions légales spécifiques à des groupes d'utilisateurs ciblés.
5. Prévisualise ta campagne de signatures dans la partie droite de la fenêtre, clique sur « D'accord » et profite d'un déploiement instantané !
   
6. Sois assuré Outlook Manager est synchronisé avec Entra ID ; il sera donc automatiquement mis à jour dès qu'Azure sera mis à jour – par exemple, si quelqu'un obtient une promotion ou change de bureau.

Tes utilisateurs n'auront rien à faire : ils verront automatiquement la toute nouvelle signature électronique, parfaitement mise en page, dès qu'ils ouvriront un nouvel e-mail, qu'ils soient devant leur ordinateur ou en déplacement via iOS.

Tu peux aussi t'assurer que tes clients voient le contenu le plus percutant et le plus pertinent en leur permettant de choisir parmi plusieurs bannières personnalisées dans le menu de l'application.

Avantages et inconvénients de cette méthode de gestion Outlook :

Les points forts :

• C'est la solution la plus intuitive du marché, qui simplifie au maximum la gestion Outlook
• Cela te permet de synchroniser Outlook Manager avecl'Entra ID de ton entreprise, afin que les signatures de l'entreprise restent à jour
• Tu peux ajouter des clauses de non-responsabilité pré-approuvées aux signatures de certaines équipes afin degarantir le respect des obligations légales et de confidentialitédans toutes les communications.
• Tu peux lancer des campagnes de bannières personnalisées destinées àdes groupes d'utilisateurs cibléset créer des liens vers des contenus spécifiques par équipe afin d'optimiser les conversions.
• Tes utilisateurs ont la possibilité de choisir la signature qu'ils souhaitent afficher parmi une sélection d'options prédéfinies.
• Il s'agit d'une solution sur site (et non cloud), qui permet à tes équipes informatiques de centraliser la gestion des signatures au sein de l'infrastructure interne entrepriseton entrepriseet de garder le contrôle total sur tes données.

Inconvénients :

• Contrairement aux autres solutions, celle-ci a un coût modique. Cependant, comme pour la plupart des investissements logiciels, tu constateras un retour sur investissement à long terme grâce à une productivité accrue et à une cohérence de l'image de marque dans l'ensemble de l'entreprise. Cette solution présente des avantages supplémentaires qui justifient son coût, comme notre assistance technique et informatique (qui répond généralement en moins d'une heure) pour t'aider à mettre en œuvre correctement le logiciel.
• Pour pouvoir profiter de notre gestionnaire Outlook , ton entreprise doit déjà utiliser UpSlide améliorer la cohérence de ta marque et ta productivité (minimum de cinq licences). Tu n'utilises pas UpSlide mais tu souhaites en savoir plus ? Contacte dès aujourd'hui l'un de nos experts Microsoft .

Points à retenir

Il existe de nombreuses façons de gérer Outlook au sein de ton entreprise ; certaines sont moins coûteuses, mais comportent souvent des risques ou demandent plus de temps à gérer. Confier la gestion Outlook de ton entreprise à un logiciel externe est l'option la plus efficace et la plus performante, car elle :  

1. Améliore la productivité et la collaboration au sein des équipes, en déchargeant ton Microsoft de toute responsabilité.
2. Ça garantit l'authenticité de la marque et la conformité juridique, ce qui renforce encore davantage la confiance entre tes prospects/clients et ton entreprise.
3. Transforme les e-mails en un outil marketing puissant – pour t'aider, au final, à décrocher plus de contrats.

Si tu choisis le bon logiciel, comme UpSlide, tu peux gérer Outlook sans avoir à ajouter une nouvelle plateforme à ton environnement technologique. En tant quepartenaireMicrosoft fort de plus de 12 ans d'expérience, notre solution s'intègre parfaitement à Microsoft ,ce qui te permet de mieux travailler dans Outlook aussi dans PowerPoint, Excel, Word Power BI.

En bref