La quête incessante de performance et de rentabilité, associée à une concurrence accrue, pousse les entreprises à se numériser en utilisant des outils de productivité qui leur permettent de mieux organiser, traiter – voire automatiser – les flux de travail de leurs équipes.
Face à l'explosion du choix en matière de logiciels et d'applications de productivité, il devient très difficile de choisir un outil adapté aux besoins de ton entreprise. Pour t'aider à prendre la bonne décision, nous allons te guider à travers 6 étapes qui te permettront de choisir le logiciel de productivité qui te convient.
Es-tu prêt à choisir le prochain logiciel qui fera le bonheur de tes équipes et améliorera leurs performances ?
En bref
Commence par analyser les processus de travail de tes équipes afin d'avoir une vision claire de tes besoins en matière de logiciels. Décide ensuite s'il vaut mieux acheter ou développer ce nouveau logiciel.
Une étape essentielle de ce processus consiste à définir les critères de sélection, en tenant compte des aspects suivants : compatibilité, facilité d'utilisation, sécurité, fiabilité, assistance et rentabilité.
Assure-toi que ton nouvel outil soit bien adopté : communique avec tes équipes, organise des sessions de formation et demande aux utilisateurs finaux de te faire part de leurs commentaires en toute franchise.
Comprends les besoins de ton entreprise
Avant de te lancer à la recherche de l'outil idéal, il est judicieux de commencer par bien cerner tes besoins : analyse en détail les processus de travail de tes équipes, puis réfléchis aux outils qui pourraient leur convenir. Quels problèmes le nouvel outil doit-il résoudre ? Quelles tâches chronophages peuvent être automatisées ? Que doit faire le système pour faciliter telle ou telle étape ?
Il est essentiel d'impliquer tous les futurs utilisateurs de la solution dès le début du projet : ils connaissent bien les problèmes liés à leurs méthodes de travail actuelles et peuvent donc t'aider à trouver des solutions. En leur garantissant que leurs besoins seront pris en compte dans la liste des critères d'évaluation, tu leur faciliteras grandement la prise en main du nouvel outil et son adoption à long terme.
Une bonne pratique consiste à élaborer en interne une maquette ou une solution préliminaire avec les équipes concernées : par exemple, si tes commerciaux demandent un logiciel CRM pour optimiser le suivi de leurs prospects, ils peuvent commencer par remplir une Excel avec les données dont ils disposent déjà. Cela permettra à ton équipe de mieux cerner leurs besoins (tu pourrais même en conclure qu’un nouveau logiciel n’est finalement pas nécessaire !).
Cela ne veut pas dire pour autant que la solution finale doive nécessairement être développée en interne ; ce choix doit être fait en toute connaissance de cause, en tenant compte des avantages et des inconvénients.
Faire soi-même ou acheter ?
On hésite souvent entre acheter une solution toute faite ou la développer en interne. Avant de te décider, pense bien à peser le pour et le contre de chaque option :
Avant d'utiliser UpSlide, bon nombre de nos clients ont commencé par développer leurs propres outils en interne pour gagner du temps sur Excel, notamment en utilisant des macros VBA qui sont rapidement devenues obsolètes pour diverses raisons :
- Mises à jour de la Office
- Manque d'entretien des outils
- Changer de source de données
- Changements au sein des équipes et parmi les responsables du projet
- Difficultés à apprendre la langue
- Ce projet n'est pas une priorité
Même si certaines entreprises ont les moyens de développer leur propre solution, l'expérience montre que la durée de vie limitée des outils internes reste un gros inconvénient.
Nous te conseillons donc d'adopter une approche intermédiaire. Par exemple, nous te recommandons de déterminer ce dont tes équipes ont besoin à partir d'un prototype qui, sans être abouti, soit rapidement opérationnel. Tu peux par exemple recourir à la méthode Design Sprint avant de rechercher l'application de productivité la mieux adaptée à tes besoins.
Remarque : les étapes ci-dessous te guideront tout au long du processus d'achat d'un logiciel de productivité, et non de sa conception.
Définis les critères de sélection
L'étape la plus importante consiste sans aucun doute à définir les critères de sélection qui te permettront de déterminer les différents outils de productivité que tu vas examiner.
Sans une liste complète et précise de tes critères, tu auras du mal à choisir le logiciel qui convient à tes équipes !
Voici un bref aperçu des principaux points à prendre en compte :
- Compatibilité: avec tes logiciels, ton matériel, tes processus et les normes informatiques en vigueur
- Facilité d'utilisation: possibilité de tester le produit, apprentissage rapide, adoption par les utilisateurs
- Sécurité: stockage des données, connexions sécurisées, hébergement
- Fiabilité: réputation de l'entreprise, témoignages de clients, partenaires de confiance
- Déploiement et assistance: date de livraison, formation, assistance, mises à jour
- Rentabilité: avantages stratégiques, gain de temps chiffré, taux de retour sur investissement
Identifie les différentes options
Quel est l'objectif de cette étape ? Dresser la liste des outils de productivité les mieux adaptés à ton équipe, à ses objectifs et à ses processus de travail.
Commence par identifier les logiciels utilisés par tes collègues : demande-leur sur quelles solutions ils travaillent, demande-leur s'ils ont déjà utilisé ce type de logiciel par le passé ou s'ils connaissent à leur tour des personnes qui pourraient les conseiller (cela contribue également à renforcer leur implication dans le projet).
Si tu as du mal à trouver des recommandations, on te conseille de consulter différentes sources, comme des magazines informatiques, des blogs spécialisés dans l'informatique ou même les boutiques d'applications, qui proposent généralement une catégorie dédiée à la productivité. Ensuite, consulte les avis sur les applications et lis les critiques sur des sites spécialisés comme Capterra, GetApp, G2 ou tout simplement Google !
Les outils d'efficacité les mieux notés ne sont pas forcément les meilleurs pour ton équipe : c'est pourquoi il est important de définir précisément tes propres critères d'évaluation au préalable.
Choisis la bonne solution
Une fois que tes critères d'évaluation ont été définis (étape 3) et que les solutions potentielles pour améliorer la productivité ont été identifiées (étape 4), tu peux passer à l'étape suivante !
L'application de productivité que tu choisiras doit pouvoir répondre aux besoins de ton équipe, en fonction de tes critères spécifiques. Chaque option doit satisfaire à l'ensemble de tes critères de sélection pour se voir attribuer une note finale.
En fonction des critères et de l'évaluation, une solution devrait se démarquer. S'il y a deux options, tu peux toujours les tester l'une après l'autre, en commençant par celle qui a obtenu le meilleur score.
À ce stade, contacte directement l'entreprise qui développe la solution pour lui présenter ton projet et vérifier que l'outil répond à tous tes critères
Si certaines fonctionnalités secondaires manquent, n'hésite pas à demander directement à l'éditeur du logiciel s'il prévoit de les développer, s'il existe une alternative ou quelles sont les bonnes pratiques de ses clients actuels : les éditeurs indépendants et spécialisés recueillent généralement les besoins de leurs clients et s'en servent comme base pour proposer des évolutions de leurs produits.
Astuce du jour
Propose de nouvelles fonctionnalités ! Les éditeurs de logiciels cherchent toujours à faciliter la vie de leurs utilisateurs et prennent très au sérieux les suggestions de leurs clients, y compris UpSlide.
Teste et valide l'outil
Dans la mesure du possible, mets en place une période d'essai pour tester l'outil et valider ton choix auprès de tes utilisateurs finaux.
Tes équipes vont sûrement te faire part de leurs inquiétudes et te poser des questions au début de la mise en place du nouveau logiciel. Écoute-les et rassure-les pour qu'elles comprennent votre objectif commun : leur faciliter la vie au quotidien.
Il existe de nombreuses façons de garantir le succès de la mise en place :
- Communique avec tes équipes avant le déploiement pour les préparer au changement
- Organiser des formations et/ou des séances d'initiation avec les utilisateurs
- Demande aux utilisateurs ce qu'ils pensent de l'outil pour envisager d'éventuelles améliorations
- Pour toute question technique, appelle le support technique ou ton interlocuteur habituel
Par exemple, chez UpSlide, on accompagne la mise en place notre logiciel avec un plan d'adoption spécialement conçu pour aider les utilisateurs à se familiariser avec l'outil, non seulement au moment du déploiement, mais aussi sur le long terme. On veille ainsi à ce que nos clients soient toujours satisfaits, grâce à des actions personnalisées qui répondent à leurs besoins spécifiques.
Une bonne communication peut faire la différence entre un test réussi et l'abandon du projet.
Si cette dernière étape s'avère décisive et que tes équipes sont satisfaites, félicitations, tu as choisi le bon logiciel de productivité !
▶ Découvre comment Mazars a fait le bon choix de logiciel pour ses équipes !
BONUS : Nos 5 logiciels indispensables pour booster ta productivité
Chez UpSlide aide les gens à mieux travailler en améliorant leur productivité et leur plaisir d'utiliser la Office (Word, Excel PowerPoint).
Tout comme toi, on utilise plein d'outils différents pour faire notre travail.
Voici notre top 5 des outils de productivité :
- Microsoft , l'outil idéal pour une communication efficace et une collaboration à distance grâce à la messagerie instantanée et à la visioconférence.
- Trello, l'application gratuite dédiée à la gestion de projet. Décompose tes projets en plusieurs tâches pour que toi et tes équipes puissiez facilement y travailler. Notre fondateur, Antoine – un passionné de productivité – s'y connaît très bien !
- Power BI, l'avenir des rapports financiers. C'est un logiciel qui analyse rapidement de grands volumes de données et partage les résultats en temps réel sous forme de rapports en ligne sécurisés. En plus, il te permet d'exporter tes Power BI vers la Office !
- Pitchly, une plateforme de gestion des données qui te permet de regrouper toutes tes bases de données disparates dans un seul espace de travail centralisé. Ça garantit l'exactitude des données, un accès fluide et un tri rapide, ce qui réduit le temps nécessaire pour trouver les données dont tu as besoin pour tes rapports et tes présentations.
- Limber, qui automatise nos publications sur LinkedIn et Twitter, tout en fournissant des informations stratégiques sur Power BI Microsoft Power BI . Au fait, si tu utilises la Office , suis la page LinkedInUpSlide pour découvrir les conseils de nos experts !
- UpSlide, la solution qui t'offre plus de 65 fonctionnalités intelligentes dans PowerPoint, Excel, Word Power BI. On t'aide à gagner en productivité, à garantir la conformité de tes contenus et à faciliter la collaboration au sein de ton équipe.
Dis-nous quels sont tes outils de productivité préférés !
