En matière de perception de la marque, pour de nombreuses entreprises du secteur financier et des services professionnels, PowerPoint sont les documents que les clients et prospects consultent le plus souvent. Il est donc essentiel de s'assurer que les équipes envoient des documents conformes à l'identité de marque. Malheureusement, ce sont souvent ces document les équipes marketing et de stratégie de marque ont le plus de mal à surveiller et à contrôler.
Après avoir aidé de nombreux clients à améliorer la qualité et la cohérence de leurs documentsOffice Microsoft Office, et après avoir nous-mêmes récemment procédé à une refonte complète de notre image de marque, on sait que sensibiliser les équipes à l'importance du respect de l'identité visuelle ne suffit souvent pas. La clé, c'est de créer un PowerPoint qui rende la création de supports conformes à l'identité visuelle bien plus facile que celle de supports non conformes.
Dans cet article, nos consultantsOffice Microsoft Office t'expliquent comment créer un super PowerPoint en 5 étapes clés, pour te faciliter la vie et améliorer la cohérence de tes documents.
En bref
Commence par définir ta stratégie et constituer ton équipe.
Prépare le lancement de ton nouveau PowerPoint . Choisis le moment opportun et reste en contact avec l'ensemble de l'équipe.
Assure-toi que ton nouveau modèle soit bien adopté en organisant des ateliers de formation et en mettant en place un programme de « promoteurs ».
Comment savoir s'il est temps de créer un nouveau PowerPoint ?
Si ton entreprise est en pleine refonte de son image de marque, la mise à jour ou la refonte PowerPoint ton PowerPoint figure sans doute déjà sur ta (très longue) liste de tâches. Mais il existe bien d'autres situations qui justifient d'envisager le remplacement ou la mise à jour PowerPoint ton PowerPoint . Peut-être envisages-tu un simple « rafraîchissement » de ta marque ? Ou bien t'es-tu rendu compte que les besoins de tes utilisateurs ont évolué ?
Lis notre guide étape par étape pour refondre ton PowerPoint
Voici comment nous avons PowerPoint mis à jour notre PowerPoint suite à notre récente refonte de marque :
Un changement d'identité visuelle est un événement majeur et ponctuel, mais pour savoir si les besoins de tes utilisateurs ont évolué, il faut une approche systématique et cohérente. Pour y parvenir, tu dois régulièrement demander à voir des exemples concrets des documents documents aux clients et aux prospects. Cela peut se faire une fois par an, ou, idéalement, plus souvent.
Lorsque tu t'attelles à ce processus, accepte le fait qu'il y aura inévitablement documents non conformes à l'identité visuelle, mais essaie de ne pas paniquer ni de te sentir frustré.
Comprendre pourquoi les équipes produisent des documents qui ne respectent pas l'identité visuelle de la marque
Il y a généralement deux raisons à cela. Soit il est plus facile pour les équipes de produire documents qui ne respectent pas l'identité visuelle documents ceux qui la respectent, soit l'idéal en matière d'identité visuelle n'est pas réalisable dans les délais prévus.
Voici les plaintes les plus courantes que nous recevons de la part des utilisateurs finaux :
- Utiliser une police différente pour mettre du gras n'est pas forcément intuitif ni efficace pour les équipes.
Exemple : c'était le cas avec notre ancien UpSlide . Dans notre nouvelle version, on a donc résolu ce problème en créant un nouveau bouton permettant aux utilisateurs d'appliquer la police secondaire, ce qui a réduit le nombre de clics nécessaires pour mettre du gras, tout en configurant un raccourci personnalisé (et en formant les équipes, bien sûr !)
- Une couleur peut ne pas offrir un contraste suffisant lorsqu'elle est superposée à une autre ; c'est pourquoi on a utilisé une variante d'une autre marque (mais plus lisible).
- Une équipe a créé un modèle alternatif pour un usage spécifique (par exemple, une présentation), mais même s'il semble « dans l'esprit de la marque », comme il n'a pas été créé à partir du modèle, les titres et d'autres éléments ne sont pas alignés.
Si, comme nous, tu as récemment procédé à une refonte de ton image de marque, tu as sans doute entendu des remarques du genre :
« C'est tellement plus rapide et plus simple d'ouvrir un ancien document et d'y ajouter du contenu… » ou « J'essaie de mettre à jour d'anciens fichiers avec la nouvelle identité visuelle, mais ça ne marche pas et il faut tout refaire. »
Si tu penses que tu n'es peut-être pas au courant de ce qui est réellement envoyé à tes clients et prospects, fais un audit de marque pour voir comment les gens utilisent PowerPoint sur le terrain.
Les résultats de ton audit t'amèneront très probablement à l'une des conclusions suivantes :
- Tu dois rappeler à l'équipe les directives de marque en vigueur.
- Tu dois mettre à jour et republier les directives actuelles relatives à la marque afin qu'elles reflètent mieux les cas d'utilisation.
- Tu dois remanier ton PowerPoint pour permettre aux équipes de créer plus facilement des supports conformes à l'identité visuelle de l'entreprise.
Si c'est B ou C, continue à lire !
Définis ta stratégie et commence à constituer ton équipe
Découvre le point sur la situation
Vérifie si les équipes apprécient le modèle ou non, et si elles savent s'en servir. Si elles ne s'intéressent pas à la valeur de la marque, peu importe le type de modèle que tu leur proposes, elles n'y prêteront pas vraiment attention. Tu devras d'abord t'efforcer de les convaincre des avantages d'une bonne mise en œuvre, avant même de commencer à réfléchir à un nouveau modèle.
Tu dois également évaluer le niveau PowerPoint des utilisateurs et de ton équipe de refonte.
Trouve ton point d'ancrage
Découvre ce qui fera la différence pour l'équipe. Crée des groupes de discussion composés d'utilisateurs qui créent et relisent le contenu publié. Essaie de parler à des représentants de l'ensemble des utilisateurs, mais ne t'en fais pas si tu n'y arrives pas ; c'est toujours mieux que rien. Découvre ce qu’ils aiment ou n’aiment pas dans le modèle actuel. Par exemple, peut-être qu’ils adorent une mise en page spécifique parce qu’elle est parfaite pour présenter un élément particulier à un client, ou peut-être qu’ils détestent une certaine police parce qu’il est trop difficile de la rendre esthétique.
Choisis ton chemin
Découvre comment les équipes utilisent le modèle existant. Pas ce qu’elles sont censées faire, mais ce qui se passe réellement. Demande-leur de te montrer des exemples concrets de ce qu’elles produisent, en leur précisant bien que ce n’est pas leur « meilleur » travail que tu veux voir, mais leur travail tel qu’il est réellement.
Astuce n° 1
Demande-leur de te donner des exemples de leurs réalisations les plus rapides; c'est ce qui t'en dira le plus sur ce qui leur est facile – ou difficile – à accomplir.
N'oublie pas de bien faire comprendre que tu n'essaies pas de les prendre en défaut – et rappelle-toi ça toi aussi ; adopte une attitude humble et sois prêt à écouter.
Demande-nous de nouvelles idées
Demande aux gens de partager des exemples de supports ou d'éléments précis qu'ils ont vus et qui leur plaisent. Par exemple, ils aiment peut-être l'idée d'utiliser davantage de formes géométriques dans leur image de marque, ou alors ils ont vu quelque chose de précis, comme une belle encadré. Ça les aidera à se sentir plus impliqués dans le projet.
Essaie de repérer les trois principaux changements que tu peux apporter pour gagner le cœur et l'esprit des utilisateurs. Garde pour toi une liste des directions dans lesquelles tu envisages de faire évoluer le modèle.
Commence à élaborer ton plan
Il est maintenant temps de commencer à faire le tri entre ce que tu vas changer, ce qui doit être vérifié et ce qui est hors de question.
Pour ça, tu auras besoin de l'aide des principales parties prenantes et des utilisateurs finaux pour valider tes plans ; ça ne sert à rien de créer un plan détaillé s'il cache un élément susceptible de tout faire capoter. C'est sans doute la partie la plus difficile et la plus chronophage du processus ; ça impliquera de nombreux allers-retours avec les équipes pour discuter des différentes versions de ce dont elles ont besoin et de ce qu'elles veulent. Mais cet investissement en temps et en énergie te permettra de te rapprocher d'un PowerPoint réussi, et l'équipe sera plus encline à s'approprier le projet et à accepter la solution.
Trouve ton équipe
Identifie les alliés clés qui deviendront tes futurs défenseurs ; qui t'aideront à diffuser et à faire connaître ces changements et te donneront un retour d'expérience franc à l'avenir ?
Ces alliés varieront d'une organisation à l'autre, mais on peut distinguer quelques catégories générales :
- Ni trop expérimenté, ni trop novice
- Tu continues à rédiger des documents, mais tu en relis aussi souvent d'autres
- Tu connais bien l'entreprise et les clients, et tu sais exprimer ton accord ou ton désaccord avec les propositions de conception
- Tu t'intéresses un peu à la technologie (mais tu n'es pas forcément un PowerPoint )
Ce sont les personnes vers lesquelles les débutants ou PowerPoint moins expérimentés PowerPoint peuvent se tourner pour obtenir des conseils au quotidien.
Prépare le lancement de ton nouveau PowerPoint
Tout d'abord, prévois un processus agile
Cela signifie que tu ne dois pas hésiter à publier des versions mises à jour une fois que ton équipe a commencé à utiliser le modèle. Même si ce modèle est excellent, tu le crées pour une équipe dynamique dont les méthodes de travail évoluent sans cesse. Tu recevras régulièrement des commentaires de ton équipe pour rendre le modèle plus facile à utiliser, alors collabore avec eux pour publier des mises à jour au fur et à mesure des besoins.
Deuxièmement, choisis bien le moment
Essaie de tenir compte des périodes de forte activité, comme la clôture trimestrielle. Tu dois t'assurer que les gens ont suffisamment de temps pour s'habituer au nouveau modèle et que tu ne leur en rajoutes pas (ce n'est pas le meilleur moyen de te faire apprécier !). Toute PowerPoint modèles ou PowerPoint devra avoir lieu à un moment où les gens sont le plus susceptibles d'y assister et ont la possibilité de s'investir pour apprendre de nouvelles bonnes pratiques.
Enfin, élabore un plan de communication stratégique
En tenant ton équipe informée, tu peux obtenir davantage d’adhésion de sa part. Ça peut être aussi simple que de communiquer clairement les étapes clés, comme ce à quoi ils peuvent s’attendre lors du lancement (par exemple, des formations, des sessions de questions-réponses, des ateliers PowerPoint ) et ce qu’il adviendra de l’ancien modèle.
Communiquer ces plans à ton équipe contribuera à créer une dynamique avant le lancement et les aidera à s’organiser en conséquence et à réserver du temps dans leur agenda pour les événements clés.
Ton plan de communication peut inclure des e-mails d'annonce, des mentions lors des réunions d'entreprise, du contenu sur l'intranet et même les résultats d'un groupe de discussion organisé avant le lancement avec des membres de l'équipe désireux d'utiliser le nouveau modèle.
Astuce du jour
Essaie de revenir sur les points sensibles que tu as mis en évidence lors de ta consultation : plus tu parviendras à montrer en quoi le nouveau modèle permettra de résoudre ces problèmes, plus tes collègues seront ouverts et réceptifs aux changements.
Assure-toi que ton nouveau PowerPoint soit adopté
Le lancement de ton nouveau modèle n'est en aucun cas l'aboutissement de ton projet. Ton prochain défi sera de t'assurer que les utilisateurs l'adoptent et s'y habituent ; c'est souvent là que réside la plus grande difficulté. Comment vas-tu t'assurer que ton équipe utilise le nouveau modèle plutôt que l'ancien ? Après tout, les vieilles habitudes ont la vie dure. Voici quelques conseils à prendre en compte.
Organiser des ateliers de formation
L'une des principales raisons pour lesquelles l'adoption d'un nouveau PowerPoint peut s'avérer difficile, c'est que les utilisateurs hésitent à changer leurs habitudes de travail. Pour aider ton équipe à s'adapter en douceur à cette transition, organise des sessions de formation sur l'utilisation du nouveau modèle. En associant cette formation à des sessions plus générales PowerPoint sur les techniques de création de présentations, tu t'assureras que tout le monde dispose de la confiance et des compétences nécessaires pour utiliser ton nouveau modèle.
>Jette un œil à nos conseils pour créer une PowerPoint exceptionnelle, ça te donnera des idées
Plus tu parviendras à établir des correspondances directes entre les éléments de l'ancien modèle et ceux du nouveau, plus ta équipe aura de facilité à passer d'un modèle à l'autre.
Assure-toi que ton plan de communication prévoit des relances et des ressources utiles
En plus d'informer les utilisateurs du lancement et de les inviter à des ateliers de formation, tu devrais continuer à partager des ressources utiles après le lancement pour que le nouveau modèle reste bien présent dans l'esprit de ton équipe. Tu pourrais organiser des événements tels que des petits-déjeuners questions-réponses pour résoudre les problèmes de démarrage, envoyer des e-mails ou des vidéos contenant des « astuces », et t'assurer que l'intranet est à jour avec des ressources et des guides utiles. Et n'oublie pas de veiller à ce que ces sessions de formation et ces ressources soient intégrées au processus d'intégration des nouveaux arrivants.
Astuce n° 1
Pourquoi ne pas offrir un économiseur d'écran présentantOffice Microsoft Office en guise de remerciement pour ta participation à la formation ?
Mettre en place un programme « Champions »
S'occuper seul de toute la communication peut représenter beaucoup de travail. C'est là que ton réseau de soutiens et de parties prenantes clés peut t'aider à faire bouger les choses « de l'intérieur ».
Envoie les e-mails les plus importants des cadres supérieurs, voire du PDG, pour que tout le monde comprenne l'importance de ce changement de modèle. Tu peux même t'assurer que tes ambassadeurs aient accès à des ressources supplémentaires qui les aideront à répondre aux questions de leurs collègues.
Des commentaires encourageants
Encourager les retours d'expérience lors de tes sessions de communication ou de formation peut aussi contribuer à garantir l'adoption du nouveau modèle. Plus l'équipe se sent impliquée, plus elle sera encline à adhérer à la transition vers ton nouveau modèle. Et n'oublie pas que le problème qui t'amène souvent ici, c'est justement de ne pas comprendre ce que les utilisateurs trouvent compliqué ou agaçant dans ton modèle. Facilite-leur la tâche autant que possible pour qu'ils puissent donner leur avis, que ce soit en leur demandant d'envoyer un e-mail à une personne ou d'ajouter des commentaires sur un tableau Trello, comme on le fait souvent.
Ne t'arrête pas là
Tu as terminé le lancement et les premières étapes de la mise en place, mais ne t'arrête pas là ! Rester à l'écoute peut t'aider à prévenir l'apparition de problèmes – l'objectif principal ici est de maintenir les canaux de communication ouverts.
Réaliser des sondages au sein de l'équipe
Encore une fois, choisis bien le moment pour les envoyer, pour que l'équipe soit plus encline à répondre à ton enquête. Cherche à savoir ce que les gens pensent du modèle et note tous les commentaires qui pourraient justifier une formation supplémentaire, des mesures pour susciter l'adhésion ou des ajustements du modèle.
Fais régulièrement des vérifications de documents
Vérifier objectivement si les gens respectent bien le modèle peut te donner un retour d'expérience des plus honnêtes. Si l'utilisation n'est pas optimale ou ne correspond pas aux attentes, tu peux chercher à identifier les obstacles précis qui freinent son adoption.
Prévois des points réguliers avec tes champions
En discutant régulièrement avec les ambassadeurs pour savoir si le modèle leur convient toujours, tu seras sûr de te rendre compte rapidement si les besoins de ton équipe évoluent ou s’il faudrait peut-être organiser une nouvelle session de formation.
Organise régulièrement des ateliers PowerPoint
Continue à former tes collaborateurs à PowerPoint , en particulier les « champions » qui pourront ensuite former d'autres équipes. Cela permettra de maintenir PowerPoint de ton équipe PowerPoint et d'éviter qu'elle ne tombe dans de mauvaises habitudes qui pourraient l'éloigner de ton modèle.
>Découvre les conseils de nos designers pour créer PowerPoint superbes PowerPoint
Reste agile
Mais surtout, tiens compte des commentaires que tu reçois via tes canaux de communication. Cela peut signifier de publier des versions mises à jour de tes modèles lorsque les commentaires reçus le justifient. Par exemple, l'équipe pourrait trouver que les tailles de police par défaut sont trop grandes pour afficher leurs analyses.
Même si tout cela peut sembler fastidieux au premier abord, ça vaut vraiment le coup ; bien faire les choses contribuera grandement à renforcer et à protéger l'image de ta marque.
Si tu as besoin d'aide pour repenser ton PowerPoint , nos équipes de conception et de service client peuvent te conseiller pour créer un modèle à la fois esthétique et fonctionnel, adapté aux besoins quotidiens de tes équipes.
