Power BI est un outil extrêmement puissant capable de transformer le reporting dans de nombreux services. Mais la question est : par où commencer pour mettre en œuvre un outil aussi complexe ? Avec l'aide de notre société sœur F31, qui a aidé de nombreuses grandes entreprises à adopter Power BI, nous avons rassemblé nos meilleurs conseils pour t'aider à garantir le succès du déploiement à l'échelle de ton entreprise.
En bref
Découvre nos meilleurs conseils pour réussir le Power BI , notamment comment établir des bases solides pour ton projet et constituer une équipe pluridisciplinaire.
Tu devras également mettre en place un plan de communication sur mesure pour rallier tes équipes à ta cause.
Enfin, tu devras définir des bonnes pratiques et harmoniser la conception des tableaux de bord à l'échelle de l'entreprise.
Jette des bases solides pour ton projet
La clé du succès réside en grande partie dans la constitution d'une équipe solide, dotée des compétences et des connaissances nécessaires, qui sera le moteur de ton projet. Ton équipe principale doit être pluridisciplinaire et regrouper des personnes issues de différents services et de différents niveaux hiérarchiques, afin de garantir la prise en compte d'un large éventail de points de vue et de tirer parti de compétences variées. Bien sûr, cette équipe doit compter au moins un Power BI , ayant déjà travaillé sur un Power BI mise en place dans le cadre d'une fonction précédente, soit suivi une formation avancée appropriée.
Réunis ton équipe pour une réunion de lancement afin de valider ensemble le périmètre du projet et ses principaux objectifs. Voici quelques points à prendre en compte :
Identifie tes différents groupes d'utilisateurs
Chaque équipe utilisera Power BI sa manière ; ton plan devra donc en tenir compte. Par exemple, certaines équipes compteront des utilisateurs plus expérimentés, chargés de manipuler les données et de créer des rapports et des tableaux de bord, tandis que d'autres utiliseront principalement ces tableaux de bord pour orienter leurs décisions au quotidien. Identifie ces groupes d'utilisateurs et mène une enquête ou organise des ateliers avec le plus grand nombre de personnes possible pour comprendre leurs frustrations vis-à-vis des processus actuels. Détermine comment Power BI résoudre ces problèmes et utilise ces informations pour définir tes objectifs clés.
En parallèle, tu peux également utiliser ce processus pour évaluer le niveau de Power BI et les attentes vis-à-vis de l'outil – des informations qui te seront utiles plus tard lors de l'élaboration de ton plan de formation et de communication.
Adapte le calendrier et les étapes clés aux besoins de l'entreprise
Cela te permettra de t'assurer que ton plan est réalisable, d'inciter les équipes à s'investir dans le projet et, surtout, de commencer à profiter des avantages de Power BI dès que possible.
Par exemple, si tu as beaucoup de rapports à produire vers la fin du trimestre, un objectif clé pourrait être de faire en sorte que les équipes soient opérationnelles avec leurs Power BI à temps pour la fin du trimestre suivant. Tu devras donc prévoir suffisamment de temps pour la formation et l'adoption pendant les périodes plus calmes au début du trimestre.
Tu pourrais envisager de lancer un programme pilote
C'est toujours une bonne idée de tester le plan de déploiement, y compris les volets formation et communication, auprès d'un groupe restreint d'utilisateurs finaux avant de te lancer directement dans mise en place à l'échelle de l'entreprise. Tu peux soit choisir une équipe qui sera très active, soit sélectionner quelques testeurs enthousiastes issus de différents services pour qu'ils te servent de cobayes et t'aident à tirer des enseignements précieux pour mise en place à plus grande échelle.
Crée un plan de communication sur mesure
Identifie les points faibles des utilisateurs, puis résous-les
Discuter directement avec les utilisateurs finaux te permettra de mieux cerner leurs besoins concrets. Mais cela te permettra aussi de créer des messages sur mesure qui répondent précisément aux différents problèmes rencontrés par les utilisateurs.
Par exemple, si tu sais que les utilisateurs d'une équipe sont frustrés par leurs Excel désordonnées et incohérentes, qui rendent les données difficiles à comprendre, tu peux axer tes messages sur la manière dont leurs Power BI peuvent les aider à visualiser ces données de façon beaucoup plus claire et compréhensible.
Ou peut-être qu'un autre groupe d'utilisateurs en a assez de devoir traiter manuellement des données provenant de multiples sources différentes. Dans ce cas, ton message devrait mettre l'accent sur la manière dont Power BI lesPower BI exploiter facilement ces multiples ensembles de données, de façon plus efficace et moins fastidieuse.
Mobilise tes équipes
La phase de communication précédant le déploiement doit avant tout servir à montrer aux futurs utilisateurs les avantages de l'outil et à leur donner envie de s'en servir dès qu'il sera installé. Un employé bien intégré, c'est un futur utilisateur engagé !
Choisis tes ambassadeurs
Identifie quelques ambassadeurs issus de différents services qui sont passionnés par Power BI qui sauront inspirer confiance dans cette solution. Ces personnes doivent travailler en étroite collaboration avec l'équipe de projet principale pour s'assurer que les besoins des utilisateurs finaux sont pris en compte, et leur faire part de leurs retours d'expérience, afin que tout problème rencontré sur le terrain puisse être traité à plus grande échelle si nécessaire. Grâce à une approche sur mesure comme celle-ci, tu pourras instaurer un climat de confiance, définir des attentes claires et renforcer l'adhésion au projet.
Adapter les sessions de formation aux différents groupes d'utilisateurs
En élaborant des plans de formation distincts et clairs pour chaque groupe d'utilisateurs, tu t'assures que chacun reçoive la formation la plus adaptée ; prends donc soin de bien les définir.
Par exemple, les créateurs de tableaux de bord auront d'abord besoin d'une formation technique sur la création Power BI et de tableaux de bord Power BI . Ils auront probablement besoin de connaissances plus approfondies ; tu pourrais donc faire appel à des ressources externes ou envoyer certains utilisateurs intensifs suivre unePower BI intensive Power BI .
Les utilisateurs de tableaux de bord, quant à eux, devront comprendre comment naviguer dans les tableaux de bord, accéder rapidement aux informations dont ils ont besoin et partager des rapports. Il est préférable qu’ils le fassent à l’aide d’exemples concrets, ce qui devrait donc intervenir après la phase précédente si possible. Pour cela, tu pourrais demander à certains de tes utilisateurs intensifs récemment formés d’animer quelques sessions, ou explorer la gamme d’outils d’autoformation créés par Microsoft.
Pour t'assurer que chaque session de formation est pertinente, on te recommande d'envoyer un questionnaire au préalable pour comprendre les attentes des utilisateurs vis-à-vis de la session, et de compléter cela par un questionnaire de satisfaction après la formation pour identifier les points à améliorerMicrosoft
Microsoft est notre outil préféré pour ça, car il s'adapte facilement à l'identité visuelle de ton entreprise. Tu peux aussi utiliser Polly, qui fonctionne aussi au sein d'un groupe Microsoft pour limiter le nombre d'outils utilisés en interne !
Fais appel aux principaux acteurs
Quels que soient les messages que tu choisiras d'envoyer, le fait qu'ils proviennent d'un responsable de haut niveau (ou de plusieurs, si différents services sont concernés) renforcera leur crédibilité et incitera tes équipes à ouvrir leurs e-mails et à en tenir compte ! Nous te recommandons de collaborer avec ton équipe de communication dès le début, afin de tirer parti de son expertise et de ses bonnes pratiques.
Recueillir les commentaires internes
Une autre bonne raison de mener un projet pilote en interne, c'est que ça te permet de constituer une série d'études de cas ou de témoignages internes. Entendre des collègues expliquer comment ils ont utilisé Power BI transformer leur façon de travailler – et montrer des résultats concrets – est un outil puissant et convaincant.
Astuce n° 1
Ces témoignages n'ont pas besoin d'être trop « travaillés » : utilise un outil gratuit et simple comme Loom, qui te permet d'enregistrer ton écran ainsi que ton visage pour créer une vidéo captivante.
Facilite la transition vers Power BI
Envoie le bon message, au bon moment
Réfléchis aussi à la manière de diffuser l'information pour ne pas submerger les utilisateurs. Une session d'initiation couvrant toutes les bases est un excellent moyen de démarrer, mais ensuite, il faut laisser aux utilisateurs le temps d'assimiler et de mettre en pratique ce qu'ils ont appris. En leur demandant ensuite de remplir un questionnaire de satisfaction, tu pourras identifier les lacunes et déterminer les priorités pour la suite de la formation.
Astuce n° 1
C'est une bonne idée de créer des guides de formation Power BI pour l'entreprise Power BI accompagner ces sessions de formation, et de les héberger dans un Power BI ou sur une page intranet où les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux informations.
N'oublie pas que les nouveaux employés doivent également suivre Power BI dans le cadre de leur programme d'intégration, afin qu'ils puissent commencer à utiliser Power BI possible.
Pour que tout le monde reste au courant des dernières nouveautés concernant Power BI:
- Crée un canal ou un groupe Power BI sur Microsoft ou Slack, et publie régulièrement des mises à jour sur le projet : cela permettra de clarifier les choses et de susciter l'engagement au sein des équipes. Plus tard, une fois la phase de formation terminée, tu pourras publier régulièrement des « astuces pratiques », et les utilisateurs pourront également s'en servir pour s'entraider s'ils ont des questions simples ou besoin d'un conseil rapide.
- Suis le Power BI et abonne-toi à la chaîne YouTube officielle pour rester au courant des dernières actualités.
- Encourage tous les membres de l'équipe à s'abonner aux rapports et aux tableaux de bord. Ils recevront ainsi des alertes par e-mail contenant un aperçu de leur rapport ou tableau de bord, ainsi qu'un lien vers celui-ci, à la fréquence de leur choix. Montre-leur comment configurer cela pour leurs équipes, et même pour des tiers si nécessaire. Ainsi, les informations dont ils ont besoin arriveront dans leur boîte de réception exactement au format et au moment qu'ils souhaitent.
En suivant leurs rapports en ligne et les données qui les sous-tendent, tes équipes prendront l'habitude d'utiliser Power BI source d'informations dynamique et outil d'analyse.
Il est important de te tenir au courant des nouvelles fonctionnalités et des mises à jour de Power BI, afin que tes équipes sachent comment tirer parti des capacités en constante évolution Power BI.
Simplifier le processus d'adoption
Même avec le meilleur plan qui soit, le changement ne se fait pas du jour au lendemain ; alors soutiens tes équipes et prévois un peu de temps pour la transition. Pauline Jouffret, l'une de nos Power BI , te donne un excellent conseil pour accompagner ce changement dans un contexte où les gens sont habitués à leurs outils et à leurs méthodes de travail actuels :
« Pense bien à tenir compte des vieilles habitudes des utilisateurs. Ils ont peut-être l'habitude d'analyser les données dans Excel assure-toi que les mêmes informations soient disponibles dans Power BI. Par exemple, intègre des tableaux dans les tableaux de bord plutôt que des visuels simplifiés, pour que les utilisateurs réticents soient plus enclins à adopter le système ! »
Même si Power BI très puissant, il peut arriver que le partage d'un tableau de bord entier ne soit pas possible ou n'ait pas la priorité. Par exemple, quand tu souhaites :
- Partage ces informations avec les utilisateurs qui n'ont pas accès au rapport
- Présente les données à une date précise, par exemple au 31 décembre de l'année dernière
- Envoyer des données aux clients qui n'utilisent pas Power BI
- Rédige un rapport destiné à un décideur qui a besoin d'une analyse détaillée de données spécifiques, surtout lorsque ces données proviennent de plusieurs tableaux de bord et Excel
C'est pourquoi, chez UpSlide a développé le PowerPoint Power BI PowerPoint , qui est actuellement utilisé par des entreprises comme Pernod Ricard, Verescence et Thales pour intégrer les données des Power BI dans leurs PowerPoint , et ainsi faciliter la transition entre ces deux outils.
Cette fonctionnalité te permet d'associer des éléments visuels spécifiques à certaines diapositives de ton rapport, puis de les mettre à jour depuis PowerPoint les données changent.
Mettre en place les Power BI pratiques pour Power BI
Mettre en œuvre les normes de conception des tableaux de bord
Avec toutes les possibilités offertes par Power BI pour la création de tableaux de bord, les équipes peuvent être tentées d'en faire trop, au risque de rendre leurs tableaux de bord trop chargés et difficiles à comprendre. Ainsi, même si les tableaux de bord des différents services auront des objectifs et des mises en page différents, il est utile de définir quelques bonnes pratiques communes. Cela garantira que les tableaux de bord présentent les données de manière cohérente, claire et efficace, te permettant ainsi de profiter pleinement de l'un des principaux avantages de Power BI.
Crée un ensemble de bonnes pratiquesPower BI . Voici quelques exemples que tu pourrais inclure :
- Conçois tes tableaux de bord en tenant compte de leur utilisation finale: s'ils sont destinés à être affichés sur un grand écran lors de réunions hebdomadaires, tu peux te permettre d'inclure un peu plus de détails que s'ils doivent être consultés de manière autonome sur une tablette, par exemple.
- Intègre des images percutantes : il est parfois difficile de faire passer ton message uniquement avec des données, mais des images percutantes et judicieusement placées peuvent aider à transmettre une émotion en un seul coup d'œil.
- Reste simple : n'oublie pas que ton tableau de bord sert à donner une vue d'ensemble et ne doit donc contenir que les informations essentielles ; les utilisateurs peuvent consulter les rapports plus en détail s'ils le souhaitent.
- Essaie de faire en sorte que toutes tes vignettes soient visibles sur un seul écran : plus le tableau de bord est long et plus les utilisateurs doivent faire défiler pour voir les informations, moins il aura d'impact.
- Utilise une présentation cohérente des données: par exemple, si tu utilises toujours un graphique particulier pour afficher l'EBITDA, conserve ce format dans tous les tableaux de bord que tu crées.
Découvre d'autres conseils de Microsoft pour la conception Power BI .
Protège tes ressources
Protection des données et sécurité des documents sont plus importantes que jamais, il est donc essentiel de protéger tes ressources. Si Power BI un immense potentiel en matière d'analyse et d'interprétation des données, cela peut s'avérer être une arme à double tranchant si ces données sont trop largement partagées ou utilisées à mauvais escient. Voici quelques conseils pour t'assurer que tes données ne sont pas compromises :
- Utilise les étiquettes de protection des informations Microsoft, qui permettent aux utilisateurs de classer les informations dans l'ensemble du logiciel. Ces étiquettes classifient les contenus critiques, notamment les ensembles de données, les rapports, les tableaux de bord et les flux de données, sans nuire à la collaboration. De plus, une fois que tes ensembles de données étiquetés ont été exportés depuis Power BI, l'étiquette est conservée, ce qui contribue à garantir la sécurité des données.
- Profite de Cloud Security, qui permet de surveiller les données sensibles. Cette solution peut être utilisée en collaboration avec des administrateurs de sécurité habilités, qui peuvent configurer des alertes signalant tout comportement suspect et résoudre les problèmes qui surviennent.
- Utilise la gestion des accès pour t'assurer que seules les personnes autorisées puissent accéder aux tableaux de bord. Utilise les groupes Azure Active Directory (AD) pour simplifier la gestion des accès à l'ensemble des tableaux de bord. Ils permettent de gérer l'accès aux ressources partagées pour un groupe spécifique de personnes. Pour les groupes de sécurité, les autorisations peuvent être attribuées à tous les membres en même temps, plutôt qu'individuellement.
- Si l'accès aux données est sensible, tu peux configurerla sécurité au niveau des lignes pour restreindre l'accès aux données à certains utilisateurs. Comme Microsoft , les filtres restreignent l'accès aux données au niveau des lignes et tu peux définir ces filtres au sein des rôles. Cela peut s'avérer utile lorsque tu souhaites que les employés d'une succursale de l'entreprise ne voient que les données qui les concernent, et non l'ensemble des données.
- Veille à ce qu'une politique solide en matière de gouvernance d'entreprise soit mise en place. Toutes les équipes et les nouveaux arrivants doivent être informés et régulièrement sensibilisés aux menaces de sécurité, ainsi qu'aux éléments auxquels ils doivent prêter attention dans leur travail quotidien.
Le potentiel de Power BI presque illimité ; ainsi, même si sa mise en place peut sembler intimidante, les avantages sont potentiellement énormes. Nous te souhaitons beaucoup de succès dansmise en place Power BI mise en place espérons que ces conseils te seront utiles. Si tu souhaites discuter avec nos experts F31 des sessionsPower BI , ou en savoir plus sur notre PowerPoint Power BI PowerPoint , n'hésite pas à nous contacter.
