L'importance de la sécurité des documents et comment t'assurer que tu travailles en toute sécurité

Les menaces les plus courantes pour la sécurité des documents viennent de l'intérieur

Empêche tes employés de devenir des victimes d'hameçonnage

Les e-mails de hameçonnagereprésentent désormais90 à 95 % de toutes les cyberattaques réussies dans le monde,ce qui en fait la plus grande menace interne. Dans ce type d'attaque, les pirates se font passer pour des entités dignes de confiance, comme des fournisseurs, des collègues ou même des clients, et demandent des informations sensibles. En apprenant à ton équipe à repérer facilement les e-mails de hameçonnage, tu contribueras à prévenir ces attaques malveillantes. Voici quelques exemples :

1. Assure-toi de vérifier l'adresse e-mail réelle de l'expéditeur, et pas seulement son nom.
2. Fais gaffe aux fautes d'orthographe, aux erreurs et aux logos incorrects ou légèrement modifiés
3. Fais gaffe si l'expéditeur utilise un ton pressant 
4. En cas de doute, vérifie l'e-mail auprès de ton service informatique pour ne pas compromettre des documents sensibles.

Chez UpSlide, on utiliseOffice Advanced Threat Protection, qui propose deux excellents outils de sécurité :

• Safe Links, qui analyse les liens externes et détecte les liens suspects utilisés dans les e-mails de hameçonnage
• Expéditeurs approuvéspour gérer une liste d'expéditeurs de confiance dans Outlook

Voici un exemple d'e-mail qui a été automatiquement bloqué parce que sa pièce jointe contenait un logiciel malveillant (avec l'aimable autorisation de notre responsable informatique) :

Les virus et les ransomwarespeuvent endommager les documentsstockés sur tes serveurs. Fais attention aux spams et aux e-mails de hameçonnage.

Gère tes documents

La sécuritédesdocuments est optimale lorsqueles droits d'accèssont accordés uniquementaux personnesquienont besoin. Protégerlesdocuments par des mots de passe et en restreindre l'accès est un moyen efficace de garantir un environnement sécurisé. Les systèmesde gestion électronique des documentspeuvent s'avérer extrêmement utiles. Ces systèmes disposent de pistes d'audit qui surveillent les documents et enregistrent toute modification ainsi que l'activité générale. Il est essentiel de vérifier régulièrement ces pistes d'audit afin de détecter toute activité suspecte susceptible de menacer les normes de sécurité des documents.

Beaucoup de nos clients utilisent des systèmes de protection des données commeAzure Information Protectionpourclasser, étiqueter et protéger leurs documentsen fonction de leur niveau de confidentialité.

Ça soulève aussi la question desdocuments papier, qui peuvent finir par traîner au bureau, à la vue de tous. Il est essentiel d'éviter ça. Assure-toi que tes collègues détruisent correctement les documents sensibles (au lieu de simplement les jeter à la poubelle) ou qu'ils les rangent sous clé s'ils doivent les conserver.

Fais attention aux appareils partagés

Les appareils partagés, comme les imprimantes et les scanners, constituent un autre point faible pour la sécurité des documents. Pour limiter ce risque, seuls les utilisateurs autorisés devraient pouvoir accéder aux applications et aux ressources du réseau depuis ces appareils.

Protège tes imprimantes grâce à une authentification par mot de passe ou par carte à puce, en utilisant ton infrastructure de sécurité existante, ce qui réduit le besoin de mots de passe supplémentaires.Un logiciel de gestion d'impressionpeut être utilisé pour mettre des documents en file d'attente d'impression et conserver une piste d'audit complète de l'activité liée aux documents.

Il est également courant de restreindre l'accès aux ports physiques (USB, clé USB) pour empêcher quiconque de voler tesdocuments confidentielsou d'infecter le réseau de ton entreprise.

Les menaces externes pesant sur la sécurité des documents peuvent également être réduites

Même si des mesures de sécurité sont en place, les documents peuvent quand même être piratés. On te conseille de suivre ces trois bonnes pratiques pour limiter les failles de sécurité.

Protège tes données

L'absence d'uneméthode de chiffrement efficacepeut s'avérer fatale pour une entreprise. Il va sans dire que ton entreprise doit disposer de logiciels antivirus et anti-logiciels espions à jour.Le télétravailétant désormais plus courant, nous comptons surMicrosoft ATP(Advanced Threat Protection) pour sécuriser nos équipestravaillant à distance.

De plus,filtrerl'accèsà Internetdans toute l'entreprise réduit le risque que les employés soient victimes de sites de phishing externes ou téléchargent des logiciels malveillants susceptibles de se propager dans toute entreprise. On te conseille aussi d'utiliser le VPN de l'entreprise quand le Wi-Fi public est la seule option disponible.

Le chiffrement matériel estégalement indispensable : que se passerait-il si un ordinateur portable venait à être volé ? Notre responsable informatique a naturellement opté pourMicrosoft afin de verrouiller les données stockées sur les disques durs de nos ordinateurs portables.

Modifier le format du document

L'envoi de documents au format PDF élimineles goulots d'étranglement liés au format et transforme les documents numériques en fichiers protégés par mot de passe, dotés d'un cryptage sécurisé et de contrôles d'accès pour gérer les modifications. Cela signifie qu'ils ne peuvent être modifiés que par leur auteur, ce qui réduit le risque de contrefaçon. Les fichiers PDF empêchent également les pirates informatiques d'accéder aux métadonnées de l'auteur du document lorsque tu utilisesPowerPoint , ce qui te garantitl'envoi de documents sécurisés. 

Le fait d'ajouter une signature électronique auxdocuments avant de les envoyer garantit au destinataire que les fichiers proviennent bien de l'expéditeur authentique et qu'aucune modification n'y a été apportée depuis leur authentification.

Utilise tes mots de passe à bon escient

Et n'oublions pasnon plus les mots de passe! Nos administrateurs système chez UpSlide d'adopter une politique de mots de passe forts associée à l'authentification multifactorielle (MFA) pour éviter d'avoir à changer de mot de passe tous les trois mois. C'est aussi une bonne idée de rappeler à tes collègues quelques règles de base pourcréer un mot de passe fort :

1. N'écris jamais, au grand jamais, tes mots de passe sur des post-it pour ensuite les « cacher » derrière ton clavier
2. N'utilise pas le même mot de passe pour plusieurs comptes et plateformes
3. Vérifie si ton compte a déjà été piraté en te rendant surHaveIBeenPwned.comet en saisissant ton adresse e-mail.
4. Plus il est long, mieux c'est ! Rends-toi surHowSecureismyPassword.netpour vérifier la sécurité de ton mot de passe

Il est essentiel de veiller à ce que les nouveaux arrivants suivent une formation interne captivante et instructive qui aborde à la fois les risques internes et externes. Les employeurs se contentent souvent d'un simple module d'apprentissage en ligne ou d'une fiche de travail, mais cela ne suffit pas toujours pour faire comprendre aux employés la nature de la menace.

Comment UpSlide peuvent t'aider à renforcer la sécurité de tes documents

Chez UpSlide, on veut que tu sois le plus efficace possible avec laOffice Microsoft Office .

Mais ce n'est pas notre seule préoccupation. Bon nombre de nos fonctionnalitéscontribuent à la sécurité des documents et garantissent la conformité:

• La fonction « Freeze »te permet deverrouiller une PowerPoint pour empêcher toute modification, limitant ainsi les changements au contenu de tes diapositives. Cela empêche toute modification non autorisée du fichier de présentation, garantissant ainsi sa conformité et te permettantd'envoyer des documents en toute sécurité.
• La fonction « Finaliser » nettoie ton document en supprimant les liens vers Excel , les références croisées et les hyperliens, puis le marque comme définitif, garantissant ainsi qu'aucune autre personne ne pourra y apporter de modifications.
• La fonctionnalité « Envoyer », intégrée à PowerPoint, Word Excel, te permet d'envoyer rapidement les pages sélectionnées d'un document à des clients ou à d'autres collaborateurs. Tu ne courras ainsi jamais le risque de joindre par inadvertance des diapositives ou des pages inappropriées ou confidentielles. Nous te recommandons également de cocher l'option PDF si tes fichiers sont destinés à des destinataires externes.

• La Bibliothèque de contenu te permet d'accéder auxressources et imagesles plus récentes etconformesdirectement depuis PowerPoint, Excel Word. Ça évite aussi que quelqu'un efface accidentellement tous les fichiers et documents, et ça aide à organiser le contenu dans des dossiers.
• Slide Check est idéal pour t'assurer que tes PowerPoint sontirréprochables. Il te signalera également si tu utilises des diapositives obsolètes qui ont depuis été mises à jour dans la bibliothèque. 
• PowerPoint Excel PowerPoint  te permet de relier des données Excel PowerPoint Word de les mettre à jour grâce à notre lien indestructible. Cela signifie que tes documents contiendront toujours les données les plus récentes.
• L'outil « Clean and Prepare » te permet deréduire la taille Excel ton Excel afin de pouvoir l'envoyer par e-mail plutôt que via une plateforme d'hébergement de documents, où les fichiers peuvent être accessibles à des tiers.

Si travailler en toute sécurité est aussi important que travailler efficacement, nous serions ravis de te montrer comment UpSlide faciliter la gestion de la sécurité des documents au sein de ton entreprise.

Avons-nous oublié des conseils importants pour sécuriser tes documents ? Fais-le-nous savoir dans les commentaires ci-dessous.